○大玉村住民異動届における本人確認に関する事務取扱要綱

平成17年4月13日

告示第34号

(目的)

第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)に基づく転入届、転出届等の住民異動届(法第4章に定める届出をいう。以下同じ。)を受理するに当たり、法第34条第2項の規定に基づき、届出人(届出書(法第27条に基づく書面)を持参した者。以下同じ。)が本人であることの確認を行い、第三者の本人になりすました転入、転出等を防止し、住民基本台帳の正確な記録の確保及び村民の安全で安心な生活に寄与することを目的とする。

(対象とする届出)

第2条 対象とする届出は、付記転出届(法第24条の2)を除くすべての住民異動届とする。なお、転出証明書に準ずる証明書を交付する場合の手続きについても、同様の取扱いとするものとする。

(本人確認の方法)

第3条 届出人が届出義務者本人の場合(法第26条の世帯主が届出人である場合を含む。)にあっては、次に掲げる書類(証明書等という。以下同じ。)の提示を求め、届出人が本人であることを確認するものとする。この場合において、証明書等の提示がない場合及び証明書等の提示があった場合で必要と認められるときは、適宜、口頭で質問をし、届出人が本人であることを確認するとともに、届出人と面識のある村の職員に本人であることを確認させることとする。

(1) 住民基本台帳カード又は旅券、運転免許証のほか、海技免状、電気工事士免状、無線従事者免許証、動力車操縦者運転免許証、運航管理者技能検定合格証明書、猟銃・空気銃所持許可書、特殊電気工事資格者認定証、認定電気工事従事者認定証、耐空検査員の証、航空従事者技能証明書、宅地建物取引主任者証、船員手帳、戦傷病者手帳、教習資格認定証、検定合格証、身体障害者手帳及び官公署(独立行政法人及び特殊法人を含む。)がその職員に対して発行した身分証明書(本人の写真が貼付されたものに限る。)とする。

(2) その他村長が適当と認める書類は、前項に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証類、地方公共団体が交付する健康保険の被保険者証、各種年金手帳又は年金証書、介護保険被保険者証、老人医療受給者証のほか、これらに準ずるものとする。

2 届出人が代理人及び使者の場合にあっては、前項に準じて本人確認を行うものとする。

3 郵送による転出届をやむを得ず受理する場合にあっては、第1項に定める証明書等の写し(法第26条の世帯主が届出人である場合は、当該世帯主にかかるもの)を添付させるものとする。

(本人確認の手順等)

第4条 前条第1項及び第2項の確認を行う場合は、次に掲げる本人であることを確認するための書類(以下「証明書等」という。)の順に届出人(届出書(法第27条に基づく書面)を持参した者。以下同じ。)に提示を求めて行うものとする。

(1) 住民基本台帳カード(届出書の提出時点で有効期間内であって、住民基本台帳カードに関する技術的基準(平成15年総務省告示第392号)第3―1―(2)の住民基本台帳カードの運用状況が運用中である住民基本台帳カードに限る。以下「住基カード」という。)

(2) 旅券又は運転免許証

(3) 第3条第1項に掲げる旅券、運転免許証以外の書類

(4) 第3条第2項に掲げる書類

2 住基カードによる本人確認は、暗証番号を照合したうえで本人確認情報を取得し、当該本人確認情報と届出書に記載された事項を照合することにより行うものとする。ただし、住民基本台帳法施行規則(平成11年自治省令第35号)別記様式第2の住基カードについては、住基カード等の機能の不具合により本人確認をできない場合に限り、その表面記載事項等に基づき本人確認情報を取得し、当該本人確認情報と届出書に記載された事項を照合すること等により行うものとする。

3 住基カード以外の証明書等による本人確認は、その表面記載事項等に基づき本人確認情報を取得し、当該本人確認情報と届出書に記載された事項を照合すること等により行うものとする。

4 第3条第1項に基づく口頭での質問による本人確認は、届出人と同一世帯の住民基本台帳の記載事項(世帯構成、同一世帯の者の氏名、生年月日等)を質問することにより本人確認情報を取得し、当該本人確認情報と届出書に記載された事項又は当該届出人と同一世帯の住民基本台帳の記載事項を照合すること等により行うものとする。

(異動者に対する通知)

第5条 第3条各項に定めるところによる本人確認ができなかった場合及び住所設定に係る届出の場合には、異動者(同一世帯に係る異動者については世帯主)に対して届出を受理した旨の通知(様式第1号)を送付するものとする。

(異動者に対する通知等の処理)

第6条 前条の通知(本人確認通知という。以下同じ。)は、封書により次の各号の区分により送付するものとする。

(1) 第3条に定めるところによる本人確認ができなかった場合は、住民基本台帳に記載された住所(住所の異動に係る届出の場合にあっては異動前の住所)

(2) 住所設定に係る届出の場合は現住所地

2 本人確認通知が宛先不明等により返送された場合は、住民異動届本人確認通知処理簿(様式第2号。以下「通知処理簿」という。)に返送された旨を記載し、保管するものとする。この場合において、当該返送された本人確認通知は返送された日の属する年度の翌年度から起算して5年間保存するものとする。

3 住所設定に係る届出の場合で、本人確認通知が宛先不明等により返送された場合は、速やかに法第34条による調査を行うものとする。

(本人確認の結果の記録)

第7条 第3条第1項及び第2項に定めるところによる本人確認の結果については、届出書の適宜な箇所に記載するものとする。

2 第3条第3項に定めるところによる本人確認の結果については、届出書又は届出書に代わるものとして受理した書面に証明書等の写しを添付又は適宜な箇所に記載するものとする。

3 第5条に定めるところにより通知をした場合は、通知処理簿に記載するものとする。

(本人確認結果の記録の処理)

第8条 前条第1項の本人確認結果の記載は、届出書の記事欄等適宜な箇所に次の各号の区分によりそれぞれ行うものとする。

(1) 本人確認ができた場合 「本人確認済」と記載し、本人確認の方法、提示された証明書等の種類等を記載

(2) 本人確認ができなかった場合 「本人確認未」と記載

2 前条第2項の本人確認結果の記載は、次の各号の区分によりそれぞれ行うものとする。

(1) 届出書による転出届の場合は、届出を受けた証明書等の写しを届出書に添付又は前項各号に準じて記載

(2) 届出書によらない転出届の場合で電算入力用に届出書を作成した場合は、作成した電算入力用の届出書に提出を受けた証明書等の写しを添付又は前項各号に準じて記載

(3) 届出書によらない転出届の場合で電算入力用に届出書を作成しない場合は、届出書に代わるものとして受理した書面(転出の届出書に準ずる書面という。以下同じ。)に提出を受けた証明書等の写しを添付又は前項各号に準じて記載

(届出書等の保管)

第9条 本人確認を行った住民異動届に係る届出書(転出の届出書に準ずる書面を含む。)については、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号。以下「政令」という。)第34条第3項の規定に関わらず、その受理した日の属する年度の翌年度から起算して5年間保存するものとする。

2 通知処理簿の保管は前項に準ずるものとし、前項の届出書及び第5条の本人確認通知とともにその経緯を明らかにする状態で保管するものとする。

(転入届に添付すべき書類として消除した住民票の写しの交付請求があった場合等の処理)

第10条 転出証明書の代わりに、転入届に添付すべき書類として発行した旨を記載した消除した住民票の写しの交付の請求及び政令第24条第2項に基づき転出証明書の再交付の請求があった場合は、第4条第6条第8条及び第9条に準じて取り扱うものとする。

2 前項の場合において、「届出人」は「請求者」、「届出書」は「住民票関係証明交付請求書」とそれぞれ読み替えるものとし、本人確認結果の記録は、当該請求書の余白の適宜な箇所に記載するものとする。

(留意事項)

第11条 この取扱いの実施に当たっては、証明書等がなく口頭による確認を行う場合の対応、本人確認等の結果の記録の取扱い等、個人情報の保護に十分留意をするものとする。

(補則)

第12条 この要綱に定めるもののほか、住民異動届における本人確認の取扱いに関し必要な事項は別に定める。

この要綱は、平成17年4月13日から施行する。

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大玉村住民異動届における本人確認に関する事務取扱要綱

平成17年4月13日 告示第34号

(平成17年4月13日施行)