○大玉村情報公開条例事務取扱規程
平成10年12月16日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがある場合のほか、大玉村情報公開条例(平成17年条例第25号。以下「条例」という。)に基づき、情報公開に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(情報公開の窓口)
第2条 情報公開に関する事務を円滑に行うため、次のとおり情報公開窓口(以下「窓口」という。)を置くものとする。
(1) 村長部局 政策推進課
(2) 議会 議会事務局
(3) 教育委員会 教育委員会事務局
(4) 選挙管理委員会 総務課
(5) 監査委員 議会事務局
(6) 農業委員会 農業委員会事務局
(7) 固定資産評価審査委員会 税務課
(窓口の業務)
第3条 政策推進課長は、情報公開に関する全般的な相談・案内、本庁各課等及び各出先機関の開示請求の受付及び行政資料の提供等を行い、全般的な連絡調整を行う。
2 公文書の閲覧及び写しの交付の実施(以下「公文書の閲覧等」という。)については、本庁各課等及び出先機関(以下「本庁等」という。)が所管する。
3 政策推進課以外の窓口(以下「単独窓口」という。)においては、当該機関(出先機関を含む)が管理する公文書について、情報公開の相談・案内、開示請求の受付及び公文書の閲覧等を行う。
(公文書の開示に係る事務)
第4条 窓口における相談及び案内は、次の各号によるものとする。
(1) 来訪者からの聴取
来訪者の請求権の有無及び来訪者が必要とする情報について聴取を行い、その情報の所在が検索できる程度に内容を具体的に特定する。
(2) 対応の選択
請求権の有無、来訪者が求める情報の内容等により、次のいずれで対応すべきものであるかを判断する。
ア 開示請求(条例第8条)
イ 任意開示の申出(条例第16条)
ウ 他の制度による閲覧等(条例第14条)
エ 行政資料の提供
(3) 来訪者への説明
他の法令によって閲覧、縦覧又は写しの交付を求めることができる場合には、当該法令等の定めるところによるので(条例第14条)、その旨を来訪者に説明して、該当する課等を案内するものとする。
村作成の刊行物、行政資料等で対応できる場合には、これらにより情報提供を行うものとする。なお、この場合は、請求書等の提出は不要とする。
(4) 窓口でない課等に直接相談があった場合の取扱い
公文書の閲覧等を所管する窓口と緊密な連絡をとりながら、他の制度による閲覧等や情報提供等で対応できるときを除いて、当該窓口に案内するものとする。
(5) 公文書の特定方法
窓口において公文書を特定する場合は、開示を求められた公文書を管理する課等(以下「担当課等」という。)と十分連絡をとるものとする。この場合、必要があると認められるときは、当該担当課等の職員の立会いを求めるものとする。
2 窓口における大玉村情報公開条例施行規則(平成10年規則第17号。以下「規則」という。)第2条に規定する公文書開示請求書(以下「請求書」という。)の受付等に関することは、次の各号によるものとする。
(1) 開示請求の方法(条例第8条)
ア 開示請求は、条例第5条に規定する請求権者が、規則第2条に規定する請求書に必要事項を正確に記載し、提出することにより行うものとし、口頭、電話等による開示請求は認めないものとする。
イ 請求書の記載事項が満たされており、かつ、公文書の特定ができる場合には、郵送による請求書の提出を認めるものとする。
ウ 請求する公文書は、請求書1枚につき原則として1件とする。ただし、同一の担当課等に係る同一内容の複数の公文書について請求があった場合は、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。
したがって、同一内容の公文書でも、担当課等が異なる場合、請求書は、担当課等毎に必要とする。
(2) 請求者の確認
(3) 請求書の記載事項の確認
ア 「住所」欄について
個人の場合は住所、法人その他の団体の場合は主たる事務所の所在地が記載されていること。
イ 「氏名又は名称」欄について(押印不要)
ア)個人の場合は氏名、法人その他の団体の場合は商号又は名称並びに代表者の氏名が記載されていること。
イ)代理人による請求の場合は、本人の氏名又は名称に続けて『代理人 大玉村玉井(大山)字○○番地代理人氏名』のように記載されていること。
ウ 「連絡先」欄について
請求者に確実かつ迅速に連絡するため、電話番号(自宅、勤務先、内線番号、担当者氏名等)が記載されていること。
エ 「請求する公文書の件名又は内容」欄について
件名又は知りたいと思う事項の内容が公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
オ 「請求の目的」欄について
ア)この欄は、任意的記載事項であるが、請求者に対し、制度の利用状況等の統計資料及び公文書を特定するための補足資料として利用するためのものであることを説明し、できるだけ記入を求めるものとする。
イ)この欄が空欄であっても、任意的記載事項であるので、請求の用件に何ら欠けるものではないことに留意すること。
カ 「開示の方法」欄について
希望の開示方法の番号が丸で囲まれていること。
「1 閲覧」が囲まれているときは、開示された公文書を閲覧するとの意味であり、「2 写しの交付」が囲まれているときは、写しの交付を受けるとの意味である。したがって、閲覧した上で、写しの交付を受けるのであれば、双方を囲まなければならない。
また、「2 写しの交付」だけが囲まれている場合は、開示される公文書の写しを全部とることとなるので、請求者に確認するものとする。
「2 写しの交付」が囲まれているときは、実費の負担が必要である旨及び公文書の写しの郵送を求められた場合には、郵送費も実費の中に含まれる旨を説明するものとする。
キ 「請求者の区分」欄について
請求者の該当する区分のいずれか一つの番号が丸で囲まれていること。
2、3が囲まれているときは、該当する事務所若しくは事業所の所在地及び名称が記載されていること。
(4) 請求書の職員記入欄の留意事項
ア 「担当課等名」欄について
請求に係る公文書を管理している課等名及び係名を記載するものとする。
なお、同一内容の公文書が複数の課等に存在する場合は、当該公文書を作成した課等又は当該公文書に係る事務事業の主体となっている課等を担当課等とするものとする。
イ 「公文書の件名」欄について
ア)年度は、請求に係る公文書が属する年度を記載するものとする。
イ)請求書を受付するときに、担当課等の連絡により、請求に係る公文書の件名を特定して記載するものとする。
請求書の受付時に特定できないような場合は、後日「請求する公文書の内容」「請求の目的」欄等に記載されている内容から判断するものとし、その旨を請求者に伝え、空欄のままで差し支えないものとする。
(5) 請求書の受付
ア 請求書は所定の窓口において受付するものとする。請求書に不備があれば、請求者に補正を求めるものとし、不備が補正されたときに、当該請求書を受付するものとする。
イ 窓口及び担当課等においては、公文書開示請求等処理簿(様式第1号)により、常に処理経過等が把握できるようにするものとする。
(6) 請求者への説明
請求書を受付したときは、請求者に対し、次のことを説明するものとする。
ア 当該請求に係る公文書の開示をするかどうかの決定は、受付の日から起算して15日以内に行うこと。
ただし、やむを得ない理由により15日以内に決定を行うことができないときは決定期間を延長することがあり、この場合には、請求者に対し書面により通知すること。
イ 開示をするかどうか決定したときは、請求者に対し決定通知書により通知すること。
ウ 公文書の開示を実施する場合の日時、場所等は、上記決定通知書で指定すること。
エ 公文書の写しの交付を受けるときは、写しの作成に要する費用及び郵送を希望する場合は郵送に要する費用を負担する必要があること。(「第5項第5号費用徴収」参照)
(7) 公文書が不存在の場合の取扱い
ア 窓口で公文書を特定する段階で当該公文書の不存在が判明した場合には、請求者に対し、当該公文書は不存在である旨を説明するものとする。この場合においてもなお不存在である公文書について開示請求するときは、公文書不存在通知書(様式第2号)により通知することになることを説明するものとする。
イ 窓口で受付をした後に開示請求に係る公文書の不存在が明らかになった場合には、開示請求者に対し公文書不存在通知書により通知すること。
ウ 公文書が不存在である場合でも、他の方法により、請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡又は通知をするものとする。
(8) 請求書等の送付
ア 窓口で請求書を受付した場合
請求書の写しを保管するとともに、請求書を担当課等へ速やかに送付するものとする。
イ 単独窓口で請求書を受付した場合
村長・窓口へ速やかに請求書の写しを送付するものとする。
3 開示・非開示の決定
(1) 開示・非開示等の決定期間
窓口において請求書を受け付けた日(補正を命じた場合は、補正のあった日)をもって、条例第9条第1項に規定する請求書を受理した日として取り扱うものとする。
また、請求書を窓口で受け付けた日から起算して15日以内に開示するかどうかの決定をしなければならないので、留意する必要がある。
なお、最終の日が村の休日に当たるときは、その翌日が満了日となる。
(2) 内容の検討
担当課等は、請求書が送付されたとき(単独窓口で受け付けた場合は、その時)は、請求のあった公文書に記録されている情報が条例第6条各号に該当するかどうかを検討するものとする。この場合、担当課等は、当分の間、政策推進課と協議を行うものとする。
また、担当課等は、請求のあった公文書に他の課等が所掌する事務に係る情報が記録されている場合は、当該関係課等と協議を行うものとする。
ただし、出先機関は、本庁主務課を経由して協議するものとする。
なお、関係課等との協議については、村長部局の関係課等に限るものではなく、他の実施機関及び実施機関となっていない村の機関との間においても協議するものとする。
また、担当課等は、請求のあった公文書に村以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されているときは、必要に応じ、当該第三者から、第4項「第三者に関する情報の取扱い」により、意見を聴取するものとする。
(3) 決定期間の延長(条例第9条第4項)
ア 災害の発生、年末年始の休暇、その他やむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、担当課等は、速やかに、決定期間延長通知書(規則様式第5号)により、請求者に通知するものとする。
イ 担当課等は、当分の間、決定期間延長通知書の写しを窓口へ送付する。
ただし、出先機関にあっては、本庁主務課を経由して送付するものとする。
(4) 決定の決裁
開示するかどうかの決定は、大玉村事務決裁規程(昭和61年訓令第10号。以下「決裁規程」という。)別表第2の5の規定により、課長共通の専決事項である。ただし、特に重要であると認められる事案については、決裁規程第4条第2号の規定により、上司の決裁を受けなければならない。
(5) 「公文書開示決定通知書」等の記載事項
公文書開示決定通知書(規則様式第2号)、公文書非開示決定通知書(規則様式第3号)及び公文書部分開示決定通知書(規則様式第4号)の記載事項は次のとおりである。(これら3つの通知書を総称して、以下「決定通知書」という。)
ア 「公文書の件名」欄
請求書には公文書の件名が記載されている場合と請求したい公文書の内容が記載されている場合があるので、決定通知書を書く際に、請求のあった内容ではなく、公文書の件名を書くことに留意すること。
なお、同一件名の公文書が何件もある場合には、その件数も併せて記載すること。
イ 「開示の日時」欄(様式2号、4号)
開示の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定すること。この場合、請求者及び窓口と事前に電話等で連絡をとり、都合の良い日時を指定するよう努めるものとする。
なお、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、開示の場所の欄に「郵送」と記載する。
ウ 「開示の場所」欄(様式2号、4号)
開示の場所は、原則として次のとおりとする。なお、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、記載を要しない。
ア)本庁等で管理している公文書にあっては窓口
エ 「開示しない理由」欄(様式3号、4号)
条例第6条の何号に該当するかを記載し、理由を記載する。
なお、条例第6条の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載する。
オ 「上記理由がなくなる日」欄(様式3号、4号)
非開示理由の消滅する期日が明らかな場合は、その日を記載する。
カ 「開示しない部分」欄(様式4号)
次の例のように、開示しない情報の概要を、当該情報が判明しないように留意して記載する。
〔例〕
・「健康診断書」、「設備投資計画書」
・「○○のうち特定個人の住所、氏名」、「○○中、業者ごとの金額」
・「○○のうち用地買収計画の部分」、「○○中、金額算出の部分」
(6) 決定の通知
担当課等は、開示するかどうかの決定をしたときは、速やかに、決定通知書を請求者へ送付するとともに、当分の間、その写しを窓口へ送付するものとする。なお、出先機関は、本庁主務課を経由して送付するものとする。
4 第三者に関する情報の取扱い
担当課等は、開示の請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されている場合において、必要があると認められるときは、当該第三者から意見の聴取をするものとする。ただし、当該情報が条例第6条各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるときは、聴取する必要はないものとする。
なお、1件の公文書に多数の第三者情報が記録されている場合は、必要な範囲で意見聴取を行うものとする。
(1) 聴取事項
ア 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)の場合は、当該情報を開示することによる影響の有無及び程度
イ 法人(国及び地方公共団体を除く。)その他の団体に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報の場合は、当該情報を開示することによる不利益の有無及び程度
ウ 国、県、他の地方公共団体その他の公共団体及びこれに類する公共的団体に関する情報の場合は、当該情報を開示することによる協力関係又は信頼関係への影響の有無及び程度
(2) 聴取の方法
なお、軽易なものについては、電話等口頭で意見を求めることができる。この場合、聴取を行った担当課等の長は、当該第三者の住所、氏名又は名称、聴取年月日、当該第三者の意見、その他必要事項を記録した調査書を作成するものとする。
(3) 第三者への通知
第三者情報について、聴取を行った後に開示決定をした場合は、当該第三者に対し、書面(様式第5号)によりその旨を通知するものとする。また、開示しない旨の決定をした場合には、口頭又は書面で通知するものとする。
5 公文書の開示の実施
公文書の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。
(2) 公文書の開示の準備
ア 担当課等の職員は、開示に供する公文書(写しにより開示を行う場合は当該公文書の写し)をあらかじめ準備する。
イ 担当課等の職員は、開示の指定時刻までに、開示の場所へ請求に係る公文書を搬入し、待機するものとする。
ウ 担当課等の職員は、開示の場所へ来庁した請求者に対して決定通知書の提示を求め、請求者であるかどうかの確認をするものとする。
(3) 公文書の閲覧
ア 閲覧の実施
担当課等の職員は、公文書を呈示し、請求者の求めに応じて当該公文書の内容等について説明するものとする。
窓口の職員は、この閲覧に立ち会うものとする。
イ 閲覧の中止又は禁止
担当課等及び窓口の職員は、閲覧者に、公文書を汚損し又は破損することのないよう説明する。公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認められるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。(規則第5条第2項)
ウ 開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い
当初は閲覧の請求だけであって開示の当日に写しの交付を求められた場合は、その場で写しの交付を実施して差し支えないものとする。
(4) 公文書の写しの交付
ア 公文書の写しの作成方法
公文書の写しは、乾式複写機により作成するものとする。
なお、著作権法により複製を禁じられている物については、その部分は写しの交付ができないので、留意する必要がある。
イ 費用の徴収
窓口の職員は、下記「(5)費用徴収」により、写しの交付に要する費用を徴収するものとする。
(5) 費用徴収
ア 公文書の写しの交付申請書の提出
公文書の写しを交付するときは、請求者に対して、公文書等の写しの交付申請書(様式第6号)の提出を求めるものとする。
イ 費用の額
公文書の写しの作成に要する費用の額は、写し1枚(B4判、B5判、A3判又はA4判)につき20円とし、公文書の写しの送付に要する費用の額は、郵送に要する額とする。
ウ 費用徴収の方法
公文書の写しの交付に要する費用は、公文書の閲覧等を所管するそれぞれの窓口の職員が大玉村財務規則(平成26年規則第17号)の定めるところにより徴収するものとする。
エ 収入の歳入科目
公文書の写しの交付に要する費用に係る収入の歳入科目は次のとおりとする。
(款)諸収入 (項)雑入 (目)雑入 (節)雑入
(6) 指定日時以外の公文書の開示の実施
指定した日時に請求者の都合が悪くなった場合は、請求者と打合せのうえ、窓口と協議して、別の日時に公文書の開示を実施することができるものとする。この場合、改めて決定通知書は送付しないものとし、当初の決定通知の発議書の「起案理由」欄に変更した日時を記入するものとする。
なお、請求者は開示を受ける際に当初の決定通知書を持参する必要があるので、担当課等は、請求者への連絡の際には、その旨を併せて連絡するものとする。
(7) 部分開示の方法
ア 開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき
取り外しのできる物は、非開示部分を取り外して開示部分のみを開示する。取り外しのできない物は、開示部分が記録されているページを複写した物、非開示部分を袋で覆った物等により開示する。
イ 開示部分と非開示部分が同一ページにあるとき
非開示部分を遮へい物で覆った公文書、非開示部分を遮へい物で覆って複写した物、当該ページを複写した上で非開示部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物等により開示する。
(再審査請求があった場合の取扱い)
第5条 再審査請求書の受付
条例第9条第1項の決定に係る、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第6条の規定による再審査請求(以下「再審査請求」という。)があったときは、当該決定処分に係る担当課等(以下「担当課」という。)において受付するものとする。
担当課は、再審査請求があったときは、直ちに、再審査請求書の写しを窓口へ送付するものとする。
再審査請求書は、「公文書開示〔非開示〕再審査請求書」(様式第7号)によることができるものとする。
2 再審査請求の要件審査
担当課においては、再審査請求人が再審査請求適格を有するか否か、当該再審査請求が申立期間内に行われたものであるか否か等を審査し、当該再審査請求が不適法であると認められるときは、当該再審査請求の却下の決定を行うものとする。この場合、担当課は政策推進課長に合議するものとする。
担当課は、当該決定をしたときは、決定書の謄本を再審査請求人へ送付するとともに、その写しを窓口へ送付するものとする。
3 大玉村情報公開審査会への諮問
担当課は、再審査請求を却下する場合を除き、遅滞なく大玉村情報公開審査会(以下「審査会」という。)への諮問の手続をとらなければならない。
諮問に当たっては、次の書類の写しを添えて、政策推進課へ提出するものとする。
① 再審査請求書
② 公文書開示請求書
③ 公文書開示請求に対する決定通知書
④ その他必要な書類(当該再審査請求の対象となった公文書等)
4 再審査請求に対する決定
(1) 審査会から答申があったときは、これを尊重して再審査請求に対する決定を行うものとする。(条例第12条第2項)
この場合、担当課は、政策推進課長に合議するものとする。
(2) 再審査請求に対する決定に係る決裁は、決裁規程第4条第2号の規定により上司の決裁を受けなければならないので注意を要する。
(3) 再審査請求に対する決定がなされたときは、担当課は、決定書の謄本を再審査請求人へ送付するとともに、その写しを窓口へ送付するものとする。
(4) 再審査請求により原処分が取り消された場合は、担当課は、速やかに、再審査請求に対する決定に応じて公文書開示決定通知書等を再審査請求人へ送付するものとする。
(5) 再審査請求により第三者情報の記録されている公文書を開示するかどうかの決定が変更された場合は、担当課は、その旨を当該第三者に通知するものとする。
(申出による開示等に係る事務)
第6条 申出の方法
口頭、電話等による公文書の開示の申出は認めないものとする。
2 開示の申出に対する通知
開示の申出に対する通知は公文書任意開示申出に対する回答書(様式第9号)により行うものとする。この場合、15日以内に通知をするよう努めるものとする。
3 その他の事務
上記のほか、任意開示に係る事務処理については、開示請求の場合に準じて行うものとする。
4 費用徴収
窓口の職員は、任意開示及び窓口で管理する行政資料の写しを交付するときは、写しの交付に要する費用を徴収するものとする。
5 行政資料の写しの交付
村は、これまでも行政資料の提供を実施してきており、この場合、有償頒布することもあるが、大部分は無料でコピーサービスをしてきたところである。
各課等におけるこの行政サービスは基本的に変わるものではないが、これらの行政資料の写しの交付の要望が予想される。このような場合は、行政資料の写しの交付についても費用を徴収することとなるため、窓口においては、この行政資料の提供事務の実施状況について、次の事項を整理しておくものとする。
① 行政資料の閲覧の申出件数
② 行政資料の写しの交付申出件数
③ 行政資料の写しの交付枚数
(実施状況の公表)
第7条 政策推進課への報告
各課等及び単独窓口は、四半期ごとに、公文書開示請求等処理簿の写しを政策推進課へ送付するものとする。
① 行政資料の閲覧の申出件数
② 行政資料の写しの交付申出件数
③ 行政資料の写しの交付枚数
ただし、公文書開示請求等がなかったときは、送付又は報告をする必要はないものとする。
2 実施状況の取りまとめ
政策推進課は、村全体における前年度の実施状況を取りまとめるものとする。
3 公表の方法
政策推進課は、毎年度5月末日までに、次の事項について、前年度の実施状況を村広報紙に登載することにより、公表するものとする。
① 開示の請求及び申出の状況
② 請求件数の請求権者別内訳
③ 開示の決定状況
④ 再審査請求の件数、決定状況
⑤ その他必要な事項
附則
この訓令は、平成11年1月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第11号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成31年訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和2年訓令第12号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和4年訓令第4号)
この訓令は、令和4年6月17日から施行する。