○大玉村文書取扱規程
昭和61年5月30日
訓令第9号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、大玉村における文書及び物品(以下「文書等」という。)の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(文書等の定義)
第2条 この規程において「文書等」とは、大玉村において収受、発送又は保管するすべての文書及び物品をいう。
(文書取扱の原則)
第3条 すべての公務が文書によって遂行されることにかんがみ、文書はていねいに取り扱い、その処理は確実かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(課長の職務)
第4条 各課等の長(以下「課長」という。)は、その課の文書事務を適正かつ円滑に処理するよう努めなければならない。
(文書取扱者)
第5条 課長の文書事務を補佐させるため、課に文書取扱者をおく。
2 文書取扱者は、課員のうちから課長が指定する。
(総務課長の職務)
第6条 総務課長は、文書等に関する事務を掌理する。
2 総務課長は、各課の文書事務の処理状況に関して随時調査し、適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
第2章 文書等の収受及び配布
(文書等の収受)
第7条 収受すべき文書等は、総務課長が収受する。ただし、窓口収受文書及び税の申告書等は主管課長が収受するものとする。
2 収受すべき文書等のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、公務に関係があるもの、その他必要と認められるものに限りその未納又は不足の料金を納めて収受することができる。
3 経由文書は、文書収受簿(第1号様式)に記入するとともに上司の閲覧をうけ、提出先に送付する。
(2) 金券及び現金については、前号の規定によるほか関係主管課に配布し、その受領印を徴する。
(3) 親展文書については、その封皮に収受印を押し総務課長が適宜処理する。
(4) 審査請求書、請願書等その他受付の日時が権利の得失に関係ある文書については、第1号の規定によるほか、収受の時間を余白に朱書して証印し、その封皮を添付すること。
2 文書の配布にあたっては、処理スタンプの配布先の課長に○印を付すものとする。
(勤務時間外の文書の取扱)
第9条 勤務時間外に到着した文書は、当直者が大玉村職員服務規程(昭和61年訓令第8号)第27条の規定に準じ処理するものとする。
(数課に関連する文書の配布)
第10条 数課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、その主管について各課が意見を異にするときは総務課長は村長の指示により配布する。
第3章 文書の処理
(1) 文書収受簿記入を省略された文書で、登載して処理することが適当であると認めるものは総務課長に返付してその手続を求めること。
(2) 自課の主管に属しない文書は、事由を付せんに記入して総務課長へ返付すること。
(3) 他課に回覧を要するものは、他課へ回覧すること。
第4章 文書の起案
(処理方針)
第12条 課長は、配布文書を閲覧し、自ら処理するもののほか当該事務の担当係長に処理方針及び処理期限を示してすみやかに処理させなければならない。
2 事務の性質によりただちに処理することができないものは、一応上司に呈覧し、その指示又は承認を受けなければならない。
3 施行期日の予定されているものは、必要な審議の機会を失わないように余裕をもって処理しなければならない。
(文書の起案)
第13条 すべての事務処理は、文書によるものとする。
(1) 定例的な事案で一定の用紙及び簿冊等により処理することができるもの。
(2) 軽易な事案で文書の余白に処理案を記入して処理することができるもの。
3 文書の起案をするときは、次の各号によらなければならない。
(1) 文案は、公文例、用語例によりやさしくわかりやすい口語体とし、必要に応じて箇条書とすること。
(2) 用字は、当用漢字及び現代かなづかいを用い、ていねいに書くこと。
(3) 字句を訂正し、又は添削したときは、証印して経過を明らかにしておかなければならない。
(4) 事案が定例なものは、あらかじめ主務課長が総務課長と協議して定めた例文によること。
(5) 必要により、起案理由、経過の要領、関係法規その他参考となる事項を附記し、通知書等の関係書類を添付すること。
(6) 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添付すること。
(7) 発送に急を要するもの及び施行上の注意事項等についてはその旨朱書すること。
第5章 文書の回議及び合議
(文書の回議及び合議)
第14条 発議書は、次の方法により決裁又は閲覧を受けなければならない。
(1) 起案者から最も関係の深い課員に回議し、順次直属上司を経て決裁権者に差し出すこと。
(2) 他の課に関係あるものは、主務課長の決裁を受けたのち関係課の最も関係の深い課員及び係長を経て関係課長に合議する。
2 秘密の取扱い又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合処理後すみやかに正規の手続をとらなければならない。
(法制上の審査)
第15条 条例、規則、訓令、告示、公告、その他形式を整える必要のある発議書は、総務課長に合議し、文書審査を受けなければならない。
(発議書の再回)
第16条 合議を受けた発議案の結果を知ろうとするときは、発議書の適宜なところに「要再回何課」と表示しなければならない。
2 前項の発議書は、決裁を受けたのち回示しなければならない。再回を求められないものであっても、決裁の趣旨が当初起案と異なるとき又は廃案となったときも、また同様とする。
3 再回された発議書を閲了したときは、「要再回何課」の次に認印して返付しなければならない。
(文書の持回り)
第17条 重要若しくは秘密の取扱いを要する発議書又は急施を要する発議書は、課長、係長又は起案者が自ら持ち回って決裁を受けるものとする。
(決裁年月日)
第18条 決裁になった発議書(以下「原議」という。)には、起案者が決裁年月日を記入しなければならない。
(原議の内容の変更を要する場合)
第19条 起案者は、原議中誤りを発見したときは、これを訂正し証印し、上司の検閲を受けなければならない。
2 廃案にし、又は施行を保留すべきときは、理由を付して上司の承認を受けなければならない。この場合、会議した関係課長にその旨を通知し、又は原議を回示しなければならない。
第6章 文書の浄書及び施行
(文書の記号及び番号)
第20条 文書には、文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし、記号及び番号をつけることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。
(1) 条例、規則、訓令、指令、告示、公告及び議案並びに証明には番号簿によりそれぞれの種別に従い番号をつける。
2 前項の番号は、暦年による一連番号とする。
(文書の浄書)
第21条 決裁文書の浄書は、主管課において行うものとする。
2 文書の浄書は、次の方法により行わなければならない。
(1) 暦年に相当する数字、文書の記号及び番号、施行年月日、あて名、標題、並びに本文等を原議に基づいて浄書すること。
(2) 往復文書については、浄書した文書の末尾余白に当該文書の起案者の所属課名及び職氏名並びにその者が担当者である旨を付記すること。
(公印の押印)
第22条 発送を要する文書には、大玉村公印規程の定めるところにより公印を押さなければならない。
(1) 村の機関あてに発する往復文(重要なもの(諮問、答申、建議、勧告及び課長等が重要であると認める文書をいう。以下同じ。)を除く。)
(2) 他の地方公共団体の機関あてに発する往復文(重要なものを除く。)
(3) 前2項に規定するもの以外のものあてに発する軽易な往復文(照会、回答、依頼、通知、送付及び報告のうち、権利義務に関わらないもので、課長等が軽易であると認める文書をいう。)
(文書等の発送)
第23条 文書等の発送は、総務課で行うものとする。ただし、総務課長が不適と認めたものはこの限りでない。
2 文書等の発送は、次の各号により処理するものとする。
(1) 日時を指定されたものを除き即日行うこと。
(2) 郵送文書は原則として料金後納の方法によること。
(3) 行政区長へ発送する文書等は、原則として隔週火曜日に発送するものとする。この場合政策推進課長の承認を得たものでなければ発送してはならない。
(ファクシミリ又は電子メールによる発送)
第23条の2 第22条第2項に規定する文書については、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。
第7章 文書の整理保存
(文書の整理)
第24条 未着手文書及び未完結文書は、退庁時に文書整理保管庫に格納し、机上又は机の中に文書を保管してはならない。
2 重要な文書は、天災地変に際しいつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしておかなければならない。
3 秘密文書については、他の文書と区別して取扱い、秘密の保全につき、特に細心の注意を払わなければならない。
(文書の持出し)
第25条 文書(未発の計画も含む。)は、上司の許可を得ないで庁外に持ち出し、部外者に示し、又は写させてはならない。
(完結文書の編集)
第26条 完結文書は、次の方法により主務課において編集し、製本しなければならない。
(1) 暦年(予算及び会計に関するものは会計年度)、編集項目ごとに編集する。ただし、数年度にわたり継続して編集することが必要と認める文書等にあってはこの限りでない。
(2) 完結年月日の順に下から上に編集する。
(3) 完結する文書が2以上に関連するものは、最も関係の深いものに編集し、他の関連する簿冊にその旨記入する。
(4) 事件が2年以上にわたるものは、完結した年又は年度に属する文書として編集する。
(5) 紙量の多少により適宜簿冊を分冊し、又は合冊する。この場合分冊するときは、分冊番号を記載し、合冊するときは区分紙を入れる。
(6) 文書に添付された調査書類、図画等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜箱若しくは袋に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にその旨表示する。
(7) 出勤簿、年次有給休暇簿、旅行命令簿、超過勤務命令簿等の同一に分類される各課に関連する文書は、総務課において一括編集する。
(8) 製本は、ファイルによることとし、表・背表紙(第6号様式)をつける。これにより難いときは、ファイルの例による。
(保存期間)
第27条 文書の保存期間は、次のとおりとする。
第1種 永久保存
第2種 10年間
第3種 5年間
第4種 2年間
2 保存期間の基準は、別表に定めるところによる。
3 文書の保存期間は、完結の翌年(予算及び会計に関するものは翌年度)から起算する。
4 原子力損害賠償請求に係る文書等の保存期間は、第1項の規定によらず賠償金の支払が完了するまでとする。
(各課の文書保管)
第28条 課長は、第26条の規定により完結文書を編集し、2年間保管しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により文書の引継ぎを受けたときは、審査のうえ文書保存カードに認印を押し、1部を主管課長に返付するものとする。
(文書の保存)
第30条 総務課長は、前条の規定により文書の引継を受けたときは、課ごとに年度編集項目別に分類、整理しておかなければならない。
(書庫)
第31条 書庫は、総務課長が管理する。
2 係員以外の者は、総務課長の許可を受けなければ書庫内に立入ってはならない。
3 書庫内は、常に整理し、清掃、換気、防虫等に注意しなければならない。
4 書庫の内部には、引火性の物品を持込んではならない。
5 書庫内では、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
(保存文書の持出及び閲覧)
第32条 保存文書の持出及び閲覧をしようとする者は、あらかじめ保存文書等借出(閲覧)簿(第8号様式)に必要事項を記載のうえ、総務課長の承認を受けなければならない。
2 持出及び閲覧中の文書は、どのような理由があっても、抜取、取替、添削等をしてはならない。
(保存期間満了の文書)
第33条 保存期間の満了した文書は、総務課長が当該文書の主管課長に合議し、村長の決裁を受けて廃棄しなければならない。
2 保存期間が満了した文書であっても主管課長から請求があるときは、なお期間を限り再編集してこれを保存することができる。
3 総務課長は、廃棄文書のうち村政資料として必要があると認めるものは、適当な方法で保存することができる。
4 廃棄文書中印影その他で他に転用されるおそれがあるもの又は他に見せてはならないものについては、切断、焼却等の処理をしなければならない。
附則
1 この訓令は、昭和61年6月1日から施行する。
2 大玉村文書編集保存規程(昭和34年告示第86号)は、廃止する。
附則(平成2年訓令第3号)
この訓令は、平成2年4月1日から施行する。
附則(平成8年訓令第6号)
この規程は、平成9年1月1日より施行する。
附則(平成10年訓令第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成13年訓令第5号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成18年告示第45号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第3号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第2号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和3年訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和3年訓令第7号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表
文書保存期間基準表
種別 | 文書の種類 |
第1種(永久保存) | (1) 基本財産、各種積立金その他財産の管理処分に関する書類 (2) 条例、規則、規程等に関する書類 (3) 歳入歳出決算書、議会の議決書又は議会の会議録その他議会に関する重要書類 (4) 事務引継書類 (5) 不服申立、訴訟及び争議に関する書類 (6) 住民基本台帳に関する書類 (7) 統計に関する書類 (8) 職員の進退、賞罰等に関する書類及び履歴書 (9) 公の施設の設置、変更若しくは廃止に関する書類 (10) 権利の設定、変更(各種契約を含む。)及び移転に関する書類 (11) 文書保存カード、公債台帳、土地又は道路に関する図面及び台帳 (12) その他永久に効力を有し、又は参考となるべき書類及び村の自治沿革として必要な文書 |
第2種(10年保存) | (1) 法令に従い処理したもので、永久保存の必要のないもの (2) 議会に関する書類で、永久保存の必要のないもの (3) 決算を終った金銭、物品に関する書類 (4) 選挙に関する書類 (5) 監督官公署への申請、上申、報告、指令に関する書類で、永久保存の必要のないもの (6) 歳入歳出予算書類 (7) 統計書類で永久保存の必要のないもの (8) 文書件名簿、公告件名簿、文書発送簿 (9) 地方交付税に関する書類 (10) 財政報告に関する書類 (11) 前各号のほか、10年保存の必要があると認める文書 |
第3種(5年保存) | (1) 調査を終了した諸報告及び統計材料に関する書類 (2) 台帳に登録を終了した諸申請に関する書類 (3) 視察復命書の類 (4) 出納簿、出張命令簿、宿日直日誌、謄、抄本交付簿の類 (5) 前各号のほか、5年間保存の必要があると認める書類 |
第4種(2年保存) | 上記以外の文書 |
